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Kanban als evolutionäres Changemanagement gehört zu den Standards unter den agilen Praktiken.

Kanban Board – todo doing done

Kanban BoardEin Kanban Board soll den Fluss der Arbeit abbilden und dadurch die nötige Transparenz schaffen, auf deren Basis die Prozesse optimiert und übergreifend aufeinander abgestimmt werden können. Diese Boards können beliebig komplex aufgebaut werden. Die einfachste Form folgt dem Schema todo – doing – done. Was so trivial aussieht, deckt aber eine ganze Reihe von zentralen Fragestellungen ab.

Todo

In der Todo Spalte sind die Tasks aufgeführt, die erledigt werden sollen. Um diese Spalte zu befüllen, bedarf es also schon einer intensiven Auseinandersetzung mit der Aufgabe. Es geht um die Fragestellung, was man wirklich machen will bzw. was das wichtigste nächste Thema ist. Noch klarer wird es in der Negation: was will ich (aktuell) alles nicht machen? Eine Todo Spalte impliziert, ein klares Bekenntnis zu den darin befindlichen Aufgaben.

Damit ist die Todo Spalte auch nicht gleichzusetzen mit einem Backlog, d.h. einer nach Wert geordneten Liste aller anstehenden Arbeiten. Innerhalb eines Kanban Systems ist der Fluss der Aufgaben zentral, der über Durchlaufzeiten erfassbar gemacht werden kann. Dafür sollte die ToDo Spalte möglichst klein gehalten werden. Die zentrale Frage für die Befüllung dieser Spalte lautet: was soll als nächstes live gestellt werden? Der Backlog muss dann an anderer Stelle verwaltet werden. Nur so kann auch ein sinnvolles WIP Limit für die ToDos gesetzt werden. Den Backlog durch ein WIP Limit zu begrenzen erscheint wenig sinnvoll.

Doing

In der Doing Spalte wird das verwaltet, was gerade aktiv in Bearbeitung ist. Die Abgrenzung zu der Todo Spalte ist hier besonders wichtig. Nur weil man sich für ein Task entscheidet, hat man lange noch nicht begonnen daran zu arbeiten. Einzelne Tasks sollen schnell und berechenbar durch das Board fließen. Ein Task in der Doing Spalte bedeutet maximale Fokussierung auf die Umsetzung. Losgelöst von Service-Leveln o.ä. muss die Doing Spalte schon an sich ein treibendes Element für das Team darstellen. Entsprechend sollte insbesondere für die Doing Spalte eines Kanban Boards der work-in-progress limitiert werden.

Done

Wenn ein Task fertig gestellt, wird er in die Done Spalte verschoben. Dies setzt natürlich voraus, dass man weiß, wann ein Task fertig ist. Je konkreter die ToDos erfasst sind, desto besser kann deren Reifegrad beurteilt werden. Dabei geht es nicht nur um Akzeptanzkriterien. Es geht vor allem darum, die Arbeit in für das Produkt sinnvolle Teile zu schneiden. Ein Kanban Board zwingt insofern zu agilem Denken, als dass auf die häufige Auslieferung von Wert fokussiert wird. Enthält ein Kanban Board nur große Projekte und bleibt damit auf der Metaebene, gibt es nicht nur wenig Bewegung auf dem Board. Es gibt entsprechend auch keinen am Markt wirksamen Wert. Genau das soll agiles Arbeiten erreichen, die häufige Produktion von Wert, der schnell am Markt wirken kann.

Die Frage, wann ein Task done ist, muss schon gestellt werden, wenn der Task auf todo gesetzt wird. Die Sequenz todo – doing – done muss also als Ganzes verstanden und gelebt werden. Wenn ein Thema noch nicht ausreichend konkret für eine direkte Umsetzung beschrieben werden kann, so kann dies zunächst als Discovery über das Board wandern. Die Ergebnisse einer solchen Discovery können dann in neue, konkrete ToDos überführt werden. Auf diese Weise kann ein simples Kanban Board auch einen Kreislauf darstellen, wie man ihn mit build – measure – learn von Lean Startup kennt.

In den Prinzipien des agilen Manifest steht: „Einfachheit — die Kunst die Menge nicht getaner Arbeit zu maximieren — ist essentiell“. Ein ganz simples Kanban Board mit den Spalten todo, doing und done trägt bereits wesentlich zur Fokussierung auf sinnvolle Arbeitspakete und häufig ausgelieferten Wert bei. Vorausgesetzt natürlich, man ist sich bei jedem einzelnen Task klar darüber, warum und wie er durch die Spalten wandert. Ein Board alleine macht noch lange kein Kanban System aus. Aber agile Boards müssen auch nicht unbedingt komplex aussehen, um die zentralen agilen Werte zu unterstützen. Vielmehr sollte man gerade bei sehr komplexen Boards hinterfragen, welche der Spalten den Status von todo, doing und done repräsentieren und ob nicht eine Vereinfachung sinnvoll ist. Schließlich sollen die Boards nicht zeigen wie komplex die eigenen Prozesse sind, sondern dabei helfen die Prozesse zu verstehen und zu optimieren.

Bild: Simple personal Kanban Board von Kanban Tool auf flickr, Verwendung unter cc Lizenz